PDM系統為企業提供了信息共享，知識重用平臺，使得企業內部不同的部門、用戶，甚至企業的合作伙伴（供應商，產品外協廠家）都能方便地共享數據和信息，以提高設計效率和質量。同時，PDM系統必須具有足夠的能力以保證數據的安全。在協調數據共享和數據安全之間的關系時，PDM系統是通過消息訪問控制來實現權限管理，即經過系統授權的人，在適當的條件下，可以對相應數據進行訪問。
PDM對數據權限的控制主要是基于類層次模型來進行控制，權限管理主要有以下幾個方面：
靜態權限
靜態權限是賦予用戶固有的權限，給部門、用戶授予一定的靜態權限，用戶在一定時間范圍內即可按照靜態權限進行相應工作。靜態權限主要根據企業的組織結構，根據不同部門的實際業務需求進行授權，實現對圖紙及設計文件的查詢、瀏覽、復制等操作控制，在保證**限度的實現知識共享和重用的同時又確保了數據的安全性。
動態權限
動態權限是用戶組、用戶和角色在進行流程簽發過程中，任務到達時動態獲取相應權限，一旦任務完成后，權限立即失效，動態權限主要用來對流程中的角色進行授權，確保管理流程的持續性、簡潔性和**率。
自主授權
自主授權是對于一些重要密級文件，只有項目組部分成員才具有創建、修改、瀏覽、復制、修訂的權限，其他人員不能擁有這些權限。自主授權主要是對涉及企業的核心機密項目圖紙及文件進行授權，可以采用密級電子倉庫的方法。
總之，PDM系統是個非常復雜的信息管理平臺，用戶訪問控制權限管理是其極其重要的組成部分，規范了用戶在系統中的職責和權限，為企業的業務流程管理（BPM）和重組(BPR)提供了強而有力支撐，同時提高了企業的產品生命周期管理水平，提高了圖紙及技術資料的安全性、完整性，共享性和可追溯性。
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