1. 文檔管理的對象
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在產品的整個生命周期中與產品相關的信息是多種多樣的。這些信息以文件或圖檔的形式存在，統稱為文檔。它們包括設計任務書、設計規范、二維圖紙、三維模型、技術文件、各種工藝數據文件(工藝卡、工序卡、工步文件、刀位文件等)、制造資源文件(設備文件、刀具文件、夾具文件、量具文件等)、合同文書、技術手冊、線路原理圖、使用手冊、維修卡等。在企業中，這些文檔分屬于不同的部門，具有不同的動靜態特征，由不同的人員管理。
設計部門中的設計規范、標準、技術參數文件等是在設計過程中保持不變的靜態文檔，而在設計過程中生成的零部件二維圖紙、三維模型、技術文件、有限元分析報告、產品結構分析報告、熱處理數據、測試報告等屬動態文檔。
工藝部門中的文檔也有動、靜態之分。靜態的工藝文檔包括標準化的工藝數據、工藝規程；而動態工藝文檔是指零部件在生產工藝規劃過程、裝配工藝規劃過程中產生的文檔，如工藝卡、工序卡、工步文件、刀位文件、裝配文件和測試報告等。
生產部門中的文檔以動態的居多，如NC代碼文件、設備狀態信息等。
計劃管理部門主要對產品的生產過程進行計劃管理。它以原材料的屬性、設備及人員的生產能力、標準的生產工藝和工時定額、產品結構等數據為基礎，完成對生產計劃、庫存臺賬、合同、成本的制定與管理。它產生的主要文檔為各種報表文件等。
銷售部門涉及的文檔有使用手冊、維修卡、備件單等。
此外，還有一些文檔可歸結到檔案部門，如合同文書、設計任務書、可行性論證報告、需求分析報告、概要設計報告、詳細設計報告、各種更改記錄等。
2.文檔分類文檔具有不同的分類方法，有按照文件的來源進行劃分的，有按照文件的動靜態特征進行劃分的。比較典型的是按照文檔存在的狀態進行劃分，將其分為文本文件、數據文件、圖形文件、表格文件和見表2-1。
表2-1文件類型分類
在PDM中，往往通過文件夾作為連接零部件對象與文檔的橋梁，通過對文件夾的分類來達到對各種不同文檔的分類管理，如可以通過合理建立設計過程、工藝過程、制造過程、更改過程等，對每一個過程建立一個專門的文件夾來管理該過程中涉及的文件。
一個文件夾中可以包含多個文件，文件夾與文件的關系就好像計算機操作系統中文件夾(目錄)與其包含的文件間的關系一樣。產品以及零部件可以有多個文件夾，這些文件夾管理著多個不同的文件。通過建立文件夾與零部件間的關聯指針，實現對產品不同文件的分類管理。通過這種管理方式能夠更好地完成產品從設計、制造到銷售整個生命周期中信息管理工作。
3.文檔管理的功能
(1)文檔的管理方法
文檔在PDM中可以有兩種管理方法:一種將文檔進行“打包”管理，即將文檔整體看作一個對象，規定其名稱、大小等描述信息，并將這些信息放到PDM數據庫表中，而文檔的物理位置仍然在操作系統的目錄下，由PDM提供管理該文檔的機制；另一種是將文檔內容打散，將其內容分門別類放到數據庫中，由PDM提供分類查詢，或建立其與其他數據庫中對象的關聯，并提供圖示化的管理工具。
文本文件以說明性的文字為主，信息不便于計算機識別，因此，一般對其進行整體打包管理；數據文件與音像文件的特點是信息量大，數據脫離了具體的應用程序就會失去意義或無法顯示，因此也以對文件進行整體管理為好；圖形文件，如來自CAD的三維模型文件或二維圖形文件，也需要結合具體的圖形軟件管理，一般也管理文件整體。
由于表格文件具有數據結構化與邏輯性強的特點，因此一般采用打散管理方式，但需要區別不同的情況。例如，表征零部件構成關系的材料明細表，它是CAD的輸出文件。從保證數據一致性角度出發，應從該文件中提取產品結構樹各節點及層次關系信息，并將它們分別放到PDM的零部件表與關系表中。
而對于來自CAPP的工藝文件，如果僅僅需要管理工藝卡片，就按照文件對象整體進行管理；但如果還需要管理具體的工藝與資源信息，則可以從工藝文件中分別提取出工序、工步、裝卡、夾具、機床、設備等信息的具體內容，放入PDM的數據庫中。
(2)文檔管理的功能
①文檔對象的瀏覽與導航:該功能可按對象屬性進行文檔查詢，即可根據文檔的類型、名稱、狀態、所屬的項目、文檔所有者等屬性進行查詢，也可根據文檔與零部件的關聯指針。查詢該文檔描述的零部件情況。
對文檔對象的瀏覽。既可以查看文檔的屬性概況以作總體概覽，還可以利用PDM系統的文，本編輯器打開該文本文件，瀏覽文件的具體內容，并在權限許可時直接進行修改。在有其他載體編輯器的情況下，還能瀏覽圖形文件、多媒體文件等。文檔對象的瀏覽與導航能滿足PDM用戶方便、快捷地查詢并獲取所需的當前或過去的技術資料，減少并杜絕重復設計，從而可大大縮短系列產品以至新產品設計的時間。
③文檔的分類歸檔管理:該功能提供按照不同類型的文檔進行分類查詢、分類歸檔，使各類文檔在系統中不再是雜亂無章的，而是按照文檔類型有序管理，一方面縮短了信息查詢的時間，另一方面使得相關產品信息的描述更直觀、更清晰。
③文檔的版本管理:在產品設計過程中。經常存在設計修改的情況。例如，CAD對產品零部件結構的修改，將引起材料明細表文件的改變，進而影響CAPP產生不同的工藝規劃，還會帶來制造等其他方面一些連鎖變化。在這種情況下，如何保證前后數據的一致性是非常重要的問題。通過文檔的版本管理，可將文檔的每一次變化設置為不同的版本，建立不同版本間的對應關系，以保證在特定的時間階段對應特定**的數據。文檔的版本往往是通過與之關聯的文件夾來體現的。
④文檔的安全控制:文檔在計算機中存放是否安全，是否會由于意外事故而丟失，會不會遭到非法的復制、修改和調用，即保密性如何，這是文檔管理的重要問題。PDM通過將文檔放置于不同的電子倉庫中，對不同的用戶賦予不同的操作權限，使得他們只能在規定的權限下處理規定范圍內的文檔，保證各類文檔不被非法盜用和修改，從而保證文檔在計算機中的安全性。其次，PDM可以將提供給其他用戶共享的文檔放置于專門的共享電子倉庫中，只有對共享電子倉庫具有查詢權限的用戶才能看到相關的資料。此外，為了防止意外事故造成不必要的損失，系統還提供定期數據備份的功能。
電子倉庫與文檔管理的關系
通過電子倉庫可以比較方便地實現文檔的分布式管理與共享，如圖2-2所示。生成的文檔存人時，首先要通過規則約束檢查，只有符合操作權限的用戶才能將文檔存人電子倉庫中。這時文檔的元數據將存入元數據庫中，具體文件則放人指定的某一文件系統的相關路徑中，而打散的物理數據則放人指定的數據庫中。檢出操作與檢人操作相反，不同的是，用戶在自己的計算機上就可以檢出他需要的文件，而不需要知道具體存放地點。
圖2-2文檔在電子倉庫中的管理
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