所謂系統需求，就是在總體設計報告中對將要實施的PDM系統的功能進行描述。首先，需要簡單地說明所選擇的PDM系統各個模塊大致的功能，然后，對本項目專用的配置、系統的客戶化和系統集成等問題進行詳細的說明，包括：定義業務對象類、數據對象類、聯系對象類和管理對象類及其屬性和方法，描述應用功能或者活動過程;確定出錯處理的方法以及定義對象圖標、選擇菜單和會話界面等。
此外，還需要對與通信和數據交換有關的系統接口進行說明，特別是CAD接口，應該對標題欄數據進行定義。作為對純粹功能描述的補充，通常還需要對一些比較重要的系統需求，如平臺無關性或系統規模可變性等加以規定。
分階段實施方法
只有基于分階段實施方法才能成功地實施PDM系統，因此，對相互有關的項目階段進行精確定義是總體設計報告的重要組成部分。每一個項目階段都必須以某一項能夠產生部分效益，而且可以在將要形成的業務流程中實際應用的PDM功能為目標。在大多數PDM項目中。通常是以文檔管理和發放控制功能起步的。
尤其是在CAD應用領域，很多企業在應用CAD的過程中形成了龐大的數據流，這是一個十分棘手的問題。人們都希望盡快地從這種災難中解脫出來。但在面向工程圖的2D-CAD應用占主導地位的情況下是無法解決這個問題的。當采用面向圖形單元的開發和設計方法，并將應用重點放在3D-CAD系統土時，情況就截然不同了。
在這種情況下，應用的重點己經不再在工程圖管理，而是在CAD模型的管理上，純粹的文檔管理功能已不再能滿足應用的需要。CAD模型中包括了零件和部件的CAD模型，對于CAD模型的管理可以采用擴展的文檔管理功能(參見圖3-50)或者采用PDM系統的零件管理功能。后者要求設計人員除了工程圖基本記錄和模型基木記錄以外，還必須與零件基本記錄打交道。
這樣做還會對其他的應用領域產生影響，同時也提出了進一步的需求。根據原先的設想，在項目的**個階段應該實施文檔管理和發放控制的功能。但是在這種情況下存在著不可避免的困難。因此，為了制定一個切實可行的分階段實施計劃，必須深入了解與建立電子產品數據有關的一些深層次的問題。
項目進度計劃
同樣，精確地制定PDM項目的進度計劃也是總體設計報告的一項重要的工作對于所有的參與者，每一個項目階段中的各個工作步驟都需要有一個明確的時間進度。為了對各個里程碑進行時間上的協詞，應該留有足夠的緩沖時間。以便能夠對不可預見的影響事件進行補償。為各個工作步驟安排比較寬裕的時間、使其能夠在這個時間段內做適當的松動，這種做法要比老是不斷地對項目的目標進度進行調整主動得多。
在預算比較緊的情況下，通常會有壓縮項目進度的想法，以便在預算緊張的情況下也能開展工作。這種PDM項目在開始時就注定要失敗。因為進度太緊則每一個工作步驟不能按期結束，使得整個項目處于疲于介命的狀態，不能得到預期的成果，項目負責人對此失去了信心，**，整個項目陷于癱瘓。
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