下列文件是HR在日常工作中須必備的。
一、勞動合同
1、必備理由
勞動合同在現(xiàn)代企業(yè)管理中所起的重要作用已不言而喻，沒有與勞動者簽訂合同，那么企業(yè)將每月支付員工二倍工資。
2、合同內(nèi)容
企業(yè)至少應(yīng)準(zhǔn)備三份合同，包括：固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同，有需要的企業(yè)還應(yīng)備一份非全日制用工勞動合同。
二、集體合同
1、必備理由
《勞動合同法》第十一條規(guī)定：用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。
另第十八條規(guī)定：勞動合同對勞動報酬和勞動條件等標(biāo)準(zhǔn)約定不明確，引發(fā)爭議的，用人單位與勞動者可以重新協(xié)商；協(xié)商不成的，適用集體合同規(guī)定；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定勞動報酬的，實行同工同酬；沒有集體合同或者集體合同未/考試大收集/規(guī)定勞動條件等標(biāo)準(zhǔn)的，適用國家有關(guān)規(guī)定。
由此可見，集體合同可以在企業(yè)與勞動者因勞動報酬、勞動條件等標(biāo)準(zhǔn)約定不明確產(chǎn)生爭議的時候起到重要的標(biāo)準(zhǔn)作用，一份完備的集體合同可以避免很多不必要的勞動糾紛。
2、合同內(nèi)容
勞動者的勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律、勞動定額、法律法規(guī)規(guī)定的其他內(nèi)容等。
三、職工名冊
1、必備理由
《勞動合同法》第七條規(guī)定：用人單位應(yīng)建立職工名冊備查。《實施條例》第三十三條補(bǔ)充：用人單位違反勞動合同法有關(guān)建立職工名冊規(guī)定的，由勞動行政部門責(zé)令限期改正；逾期不改，由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下罰款。
企業(yè)必備職工名冊，既可以在產(chǎn)生勞動爭議時作為有力的證據(jù)，也可以避免不必要的行政罰款。
2、職業(yè)名冊內(nèi)容
勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內(nèi)容。
四、勞動合同簽收單
1、必備理由
《勞動合同法》第八十一條規(guī)定：用人單位提供的勞動合同文本未載明本法規(guī)定的勞動合同必備條款或者用人單位未將勞動合同文本交付勞動者的，由勞動行政部門責(zé)令改正；給勞動者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
HR要明白，企業(yè)僅僅簽訂勞動合同而沒有送達(dá)勞動者，同樣會面臨著不必要的賠償風(fēng)險。
2、簽收單內(nèi)容
勞動合同文本編號、勞動者姓名、身份證號碼、所屬部門、具體崗位、入職時間、合同期限、簽約時間、勞動合同簽收時間、勞動者簽收、備注等內(nèi)容。
五、職位告知書
1、必備理由
《勞動合同法》第八條規(guī)定：用人單位招用勞動者時，應(yīng)當(dāng)如實告知勞動者工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬，以及勞動者要求了解的其他情況。
用人單位如實告知勞動者職位情況是主動義務(wù)，即使勞動者不提出要求也得主動告知。實踐中用人單位往往會忽視這個主動告知義務(wù)，導(dǎo)致發(fā)生因“欺詐”而導(dǎo)致勞動合同無效并賠償勞動者損失的法律風(fēng)險。
2、告知書內(nèi)容
工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬等。
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